В октябре 2010 года на первом слете поставщиков и подрядчиков ТНК-ВР
представила новую философию отношений с контрагентами. Эти изменения
были направлены, в первую очередь, на открытость и прозрачность
проведения тендеров и вообще процесса контрактования. На местах были
созданы региональные советы по взаимодействию с поставщиками и
подрядчиками, а при них – конфликтные комиссии. С этого времени у
подрядчиков появилась возможность подать жалобу, если он считал, что со
стороны заказчика по отношению к нему допущена какая-либо
несправедливость. Второй слет прошел в Москве в сентябре 2011 года.
Выступая перед залом, собравшим более трехсот российских и зарубежных
контрагентов, исполнительный директор ТНК-ВР Герман Хан сказал, что
ТНК-ВР постоянно совершенствует механизм обратной связи с партнерами и
последовательно повышает эффективность системы контрактования, делая ее
более прозрачной. Наша сегодняшняя беседа – с секретарем конфликтной
комиссии Западно-Сибирского региона, директором управления правового
обеспечения бизнеса филиала ТНК-ВР Александром Крутовцовым.
– Сразу скажу, что конфликтные комиссии не зависят от бизнеса
дочерних обществ. В их составе – аудиторы, работники службы
безопасности, специалисты юридической службы. В случае необходимости на
заседания приглашаются эксперты, роль которых берут на себя специалисты
определенного профиля. И всегда они выступают в присутствии жалобщика – с
одной стороны и представителя дочернего общества – с другой, дают
пояснения. И решение выносится уже с учетом мнения независимого
эксперта.
Комиссия рассматривает только те жалобы, которые поступают до
заключения договора, то есть, на стадии предварительной квалификации
подрядчиков – это оценка возможностей контр-агента выполнять те или иные
работы. А когда договор уже заключен, комиссия не имеет права
вмешиваться. Такие споры – это уже компетенция судов.
Процесс контрактования определен внутренними актами. Компания берет
на себя ответственность за его открытость и прозрачность, предоставление
равных условий для всех.
– Александр Алексеевич, с какими жалобами обращались в комиссию контрагенты за год ее существования? Чем были недовольны?
– Всего с начала работы комиссии – с конца 2010 года – в нее поступило 20 жалоб, и все они рассмотрены.
Первую жалобу подал один из поставщиков. Он был не согласен с тем,
что в ходе выбора подрядчика одно из дочерних обществ затребовало с него
дополнительные документы, а именно – опытно-промышленное испытание
продукции, речь шла о лакокрасочных материалах. Когда мы начали
разбираться, оказалось, что это требование не содержалось в документах,
размещенных на сайте компании. Комиссия усмотрела допущенное нарушение
со стороны менеджмента дочернего общества, которое затребовало
материалы, не предусмотренные в тендерной документации, признав тем
самым правоту поставщика. С ним впоследствии был заключен договор на
поставку материалов для нужд компании.
Был такой случай, когда один из поставщиков, можно сказать, пострадал
из-за того, что сам должным образом не разобрался в представленной в
его адрес документации.
Так вот, этот поставщик, победив на тендере, не дождавшись конкретной
заявки на товар, начал производить продукцию, не востребованную в
данный момент времени, и понес убытки. Со стороны компании нарушений
никаких не было. Однако наша комиссия посчитала, что специалисты
дочернего общества, проводившие тендер, тоже не во всем правы, так как
должным образом не разъяснили поставщику наши процедуры, характер
работы. Ведь условия, прежде всего, должны быть ясными и понятными для
всех. Поэтому комиссия пошла навстречу этому поставщику, рекомендовав
нашему бизнесу рассмотреть вопрос об исполнении обязательств по данному
соглашению. В моей отчетности есть письмо, а мы обычно связываемся с
нашими жалобщиками, интересуемся, насколько они удовлетворены решением
комиссии. Так вот, этот завод сообщил, что с ним в 2011 году наше
дочернее общество заключило договор на поставку продукции.
– Как-то даже благородно поступает компания со своими поставщиками. И что, все решения выносятся в пользу жалобщиков?
– Конечно же, нет. Главный принцип, которым руководствуется
комиссия, – справедливость. Немало случаев, когда выносились
отрицательные решения. К примеру, один из поставщиков представил на
тендер документы о том, что он является официальным дилером одной из
западных фирм по реализации определенной продукции. А так как
оборудование дорогое, стоимость его – около 150 млн рублей, то условие
было таково, чтобы поставка осуществлялась без посредников, а именно –
производителем продукции или его прямым дилером. Но когда этот
контрагент представил документы, у нас возникли определенные сомнения.
После проведения службой безопасности соответствующего расследования
было установлено, что данный контрагент на самом деле не является
дилером этого поставщика и что представленные документы не достоверны.
Наша комиссия отказала в удовлетворении этой жалобы и рекомендовала
нашим бизнесам не допускать к участию в тендерах этого поставщика.
Есть случаи, когда приходится разъяснять участникам правила и
процедуры. Один из подрядчиков обратился с жалобой на проведение тендера
по продаже отработанного погружного кабеля, а в нем, как известно,
содержится цветной металл. По мнению заявителя, то дочернее общество,
которое проводило тендер, незаконно потребовало с участников документы,
не предусмотренные офертой, а именно – лицензию на проведение работы с
цветными металлами. После проверки всех фактов жалобу признали не
обоснованной, так как в тендерной документации необходимость наличия
лицензии на работу с цветными металлами указана в основных критериях
предварительной квалификации.
– Понятно, что по отношению к дочернему обществу, на которое
поступила жалоба, ваша комиссия как бы независимая. Но ведь все вы –
работники одной компании. Душой-то наверняка склоняетесь к своим?
– Вы знаете, это не совсем так, а вернее, совсем не так. Возглавляет
конфликтную комиссию вице-президент ТНК-ВР, директор филиала Олег
Сергеевич Нам. Будучи председателем, он с самого начала поставил вопрос
так, чтобы для разбирательства в обязательном порядке приглашались обе
стороны – и жалобщик, и заказчик. Обоим предоставляется возможность
высказаться без ограничения времени. И в первую очередь Олегу Сергеевичу
важно знать, какие нарушения были допущены с нашей стороны, ведь это –
вопрос репутации компании. Поэтому все жалобы рассматриваются детально,
скрупулезно, а основными критериями разбирательства являются открытость и
справедливость.
В начале нашей работы мне поступали десятки звонков, когда подрядчики
высказывали опасения: мол, не случится ли так, что мы пожалуемся, а нас
к тендерам больше не допустят? Теперь, по прошествии года, уже никто не
боится жаловаться, так как знают, что их за это не только не накажут, а
наоборот, в компании к жалобе отнесутся внимательно и во всем
разберутся. Я бы сказал, что со стороны компании это акт доброй воли и
своего рода социальной справедливости. Ведь от работы конфликтной
комиссии – огромная польза, в том числе для наших внутренних бизнесов. С
помощью вынесенных ею решений у дочерних обществ появляется возможность
устранить недостатки в процессе контрактования, скорректировать свою
работу.
Иной раз можно услышать от тех же подрядчиков: как же так, вы
предоставляете возможность жаловаться на свои же подразделения?
Действительно, ни в каких других компаниях такого нет. Однако наше
руководство считает, что таким образом можно регулировать и отлаживать
процессы взаимодействия с подрядчиками и поставщиками.
– Существуют ли преференции для очень хороших предприятий подрядчиков и поставщиков? Как они поощряются?
– Мы заинтересованы в том, чтобы как можно большее число
контрагентов участвовало в тендерах и в условиях конкурентной борьбы
отбирались лучшие из лучших. Выполняя определенный вид работ,
неоднократно побеждая на тендерах, они приобретают статус постоянных
партнеров, который может быть присвоен любому участнику, если он
постоянно выполняет взятые на себя обязательства по срокам, ценам,
качеству, имеет прозрачный механизм ценообразования, не допускает
завышения объемов. А также предлагает и успешно реализует инновации в
производстве, в области безопасности, охраны окружающей среды. В таких
партнерах мы заинтересованы, им даются преимущества при распределении
объемов работ. Постоянный партнер является бессрочным
предквалифицированным контрагентом. У компании уже более 90 предприятий –
постоянных партнеров. У них – особые преференции по оплате, с ними
могут заключаться долгосрочные договоры, скажем, на три года. Интерес
тут обоюдный: компания заинтересована в отличных контрагентах, а они – в
нас.
Надо сказать, что степень доверия с их стороны в последний год
заметно возросла. Приведу такой пример. По нашему положению анонимные
жалобы не принимаются. Но на мой электронный адрес, тем не менее,
приходит немало сообщений, которые, по сути дела, тоже являются
жалобами, только неоформленными. Все сообщения отправляются в службу
безопасности для проверки фактов, иногда сигналы полностью
подтверждаются. Это тоже признак определенной степени доверия.
– Название «конфликтные комиссии» говорит само за себя, а какова функция региональных советов?
– Если конфликтные комиссии рассматривают конкретные ситуации, то
региональные советы, к которым они относятся, – это площадка для обмена
мнениями между компанией и контрагентами, выработки общих решений,
направленных на открытое и честное сотрудничество. Подрядчики, чьи
представители входят в состав региональных советов, постоянно меняются и
тем самым оживляют деятельность советов, ведь каждый из них приходит со
своими идеями и предложениями. Это взаимодействие, в котором одинаково
заинтересована как та, так и другая сторона.
Источник http://ugra-news.ru/node/11836
